Paghahanap Ng Trabaho

Paano Sumulat at Magpadala ng Mga Propesyonal na Mensahe sa Email

Email marketing

••• Bhavesh1988 / Getty Images



Talaan ng mga NilalamanPalawakinTalaan ng mga Nilalaman

Naghahanap ka man ng trabaho, paggawa ng mga bagong koneksyon sa networking, o simpleng pagsisikap na maging mahusay sa iyong kasalukuyang trabaho, mahalagang malaman kung paano magsulat at magpadala ng mga propesyonal na mensaheng email.

Ito ay maaaring maging mas mahirap kaysa ito tunog. Maraming mga propesyonal ang nasanay na sa isang napakaswal na diskarte sa pag-email sa kanilang mga personal na buhay. Bagama't karaniwang OK ang slang, emoticon, at textspeak kapag nag-email ka sa malalapit na kaibigan, hindi sila lilipad sa sulat sa trabaho. Mahalagang malaman kung paano linisin ang iyong mga komunikasyon kapag kailangan mo.

Kailan mo maaaring kailanganing magpadala ng isang propesyonal na email? Mayroong isang bilang ng mga posibilidad. Maaaring kailanganin mong ipadala ang iyong cover letter sa isang potensyal na tagapag-empleyo, a liham pasasalamat sa isang kasamahan na pumayag na maging a sanggunian , isang sulat ng pagbibitiw sa iyong kasalukuyang amo, o isang kahilingan para sa isang sulat ng rekomendasyon .

Maaaring mayroon kang iba pang mga dahilan sa pagpapadala ng mga hindi personal na email, at sa katunayan, magandang ideya na tiyaking organisado at propesyonal ang lahat ng iyong email.

Sa tuwing magpapadala ka ng mga propesyonal na mensaheng email, talagang mahalaga na tiyaking perpekto ang mensahe. Hindi mo nais na pumutok ng isang pagkakataon sa pamamagitan ng paggawa ng anumang mga pagkakamali - alinman sa kung paano ka magpadala ng mga email o kung paano mo sinusubaybayan ang mga ito.

Alamin kung ano ang isasama sa iyong mga mensahe, kung ano ang hindi dapat isama, at kung paano isara, lagdaan at ipadala ang iyong mga email na mensahe.

Propesyonal na Mga Alituntunin sa Mensahe sa Email

Suriin ang mga hakbang na ito para magsulat ng mataas na kalidad na propesyonal na email, at palagi kang makakagawa ng magandang impression sa tatanggap.

Propesyonal na mga alituntunin sa email

Ilustrasyon ni Melissa Ling. Ang balanse

Ano ang Isasama sa Iyong Mensahe sa Email

  • Linya ng Paksa: Ang linya ng paksa ay dapat na maigsi na ihatid ang iyong layunin sa pagsulat. Ang iyong linya ng paksa ay maaaring kasing simple ng 'Salamat' o 'Kahilingan para sa Rekomendasyon.'
  • Pagbati: Kahit na nagsusulat ka ng napakaikling email, isama ang isang pagbati . Kung alam mo ang pangalan ng tao, isama ito. Maliban kung ikaw ay nasa unang pangalan kasama ang tao, tawagan sila sa kanilang titulo.
  • Haba: Panatilihing maikli ang iyong email hangga't maaari. Ang mga tao ay madalas na mag-skim ng mahahabang email, kaya isama lamang ang mahahalagang impormasyon.
  • pagsasara: Mag-sign off na may maikling 'Salamat,' 'Pinakamahusay,' o isa pang simpleng pagpapadala, at pagkatapos ay ang iyong pangalan. Hinahayaan ka ng karamihan sa mga email account na mag-embed ng lagda na may pangalan, titulo, at impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa bawat email. Ito ay isang napakahusay na paraan upang gawing mas propesyonal ang bawat sulat.

Ano ang Hindi Dapat Isama sa Iyong Mensahe sa Email

  • Estilo ng Font: Iwasan ang gayak, mapaglaro, o may kulay na mga font; ang mga ito ay nakakagambala lamang sa tatanggap mula sa iyong aktwal na mensahe. Iwasan din ang labis na paggamit ng bold at italics, na nagmumukhang kalat ang isang email. Huwag isulat sa lahat ng malalaking titik; ito ay makikita bilang galit o labis na pagkasabik sa isang email.
  • Mga emoticon: Huwag isama ang mga emoticon sa isang propesyonal na email; i-save ang mga ito para sa personal na sulat.

Mga Tip para Matiyak ang Mga Perpektong Propesyonal na Mensahe sa Email

Kapag naisulat mo na ang iyong email, gawin ang lahat ng hakbang na ito bago mo i-click ang button na ipadala:

  • Tiyaking Kumpleto ang Iyong Mensahe: I-double-check upang matiyak na ang linya ng paksa ng iyong email ay napunan, mayroon ka may kasamang pirma , ipinapadala mo ang mensahe sa tamang contact person, at napunan mo ang Bcc field upang magpadala ng kopya sa iyong sarili, para mayroon kang talaan ng mensaheng email.
  • Patunayan ang Iyong Mensahe sa Email: Bago mo pindutin ang ipadala, siguraduhin din na iyong spell-check at suriin ang iyong grammar at capitalization. Ang mga ito ay kasinghalaga sa pagsusulatan sa email gaya ng mga ito sa isang liham na papel.
  • Magpadala ng isang Test na Mensahe sa Email: Bago mo talaga ipadala ang iyong email, ipadala muna ang mensahe sa iyong sarili upang suriin kung gumagana ang pag-format at walang mukhang out of place. Kung mukhang maayos ang lahat, magpatuloy at ipadala ang email sa kumpanya o indibidwal na iyong kinokontak.
  • Magpadala ng Kopya ng Mensahe sa Email sa Iyong Sarili: Gamitin ang Bcc field upang magpadala ng kopya ng email na mensahe sa iyong sarili, upang mayroon kang talaan kung kailan mo ipinadala ang mensahe at kung kanino mo ito ipinadala. Maaari mo ring mahanap ang impormasyong ito sa iyong ipinadalang folder.
  • I-file ang Iyong Mga Kopya: Sa maraming mga email program maaari kang mag-set up ng mga folder upang gawing mas madali ang paghahanap ng anumang mahahalagang nakaraang email. Mag-set up ng mga folder para sa lahat ng iyong email sa paghahanap ng trabaho at iba pang mga propesyonal na email at i-file ang iyong mga kopya pagkatapos mong ipadala ang iyong mga mensahe.

Suriin ang Mga Halimbawa ng Mensahe sa Propesyonal na Email

Halimbawang Mensahe sa Email #1: Liham ng Pagbibitiw

Linya ng Paksa: Pagbibitiw – Bob Smith

Dear Ms. Jones,

Sumulat ako para isumite ang aking pagbibitiw para sa aking posisyon bilang unit coordinator sa Ospital ng Bayan, simula Hunyo 10.

Ako ay higit na nagpapasalamat kaysa sa masasabi ko para sa lahat ng iyong suporta at tulong sa nakalipas na limang taon. Ang pagtatrabaho dito ay isang unang-klase na edukasyon sa pagtutulungan ng magkakasama, pangangasiwa ng pangangalagang pangkalusugan, at pagkumpleto ng trabaho. Mami-miss kong magtrabaho kasama kayong lahat, at sana ay manatiling nakikipag-ugnayan kayo.

Mangyaring ipaalam sa akin kung maaari akong makatulong sa panahon ng paglipat.

Taos-puso,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Palawakin

Halimbawang Mensahe sa Email #2: Kahilingan ng Referral

Paksa: Cynthia Dailey—Paghiling ng Referral

Mahal na Barbara Cho,

Kamakailan sa LinkedIn, nakakita ako ng isang ad ng trabaho para sa posisyon ng marketing assistant sa XYZ Corp. Dahil alam kong ilang taon ka na doon, naisip ko kung handa kang bigyan ako ng referral para sa trabaho.

Lalo akong nasasabik na makita na ang trabaho ay nagsasangkot ng matinding pagtatrabaho sa iyong koponan sa email marketing at mga kampanya sa social media. Mula noong huli tayong nagtulungan sa ABC LLC, nagkaroon ako ng malawak na karanasan sa HubSpot, Google Analytics, at SurveyMonkey. Gusto kong gamitin ang mga kasanayang ito para sa XYZ.

Nag-attach ako ng kopya ng aking resume at isang link sa aking portfolio, para makita mo ang aking kamakailang karanasan. Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga katanungan o kung gusto mong makakita ng higit pang mga sample ng aking trabaho.

Pinakamahusay,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Palawakin
  • Pagbabaybay at Gramatika: Dahil lamang sa sumusulat ka ng isang email ay hindi nangangahulugan na dapat kang maging palpak tungkol sa spelling at grammar. I-edit nang mabuti ang iyong email bago ito ipadala. Ang isang mensaheng walang error ay nagsasabi sa tatanggap na dapat seryosohin ang iyong email.

Mga Pangunahing Takeaway

Panatilihin itong Propesyonal: Ang mga sulat sa negosyo ay dapat na pinakintab, kahit na ipinapadala mo ito sa pamamagitan ng email.

Maging Concise: Kunin ang iyong punto at maging malinaw hangga't maaari tungkol sa kung ano ang kailangan mo o maiaalok.

I-edit, Proofread, Pagsubok: Tiyaking walang mga error at typo ang iyong mensahe. Magpadala ng pansubok na mensahe sa iyong sarili bago mo pindutin ang ipadala.

Panatilihin ang isang Record: Bcc ang iyong sarili sa mahalagang sulat at i-file ang bawat mensahe sa naaangkop na folder ng email para sa sanggunian sa hinaharap.

Mga Pangunahing Takeaway

Panatilihin itong Propesyonal: Ang mga sulat sa negosyo ay dapat na pinakintab, kahit na ipinapadala mo ito sa pamamagitan ng email.

Maging Concise: Kunin ang iyong punto at maging malinaw hangga't maaari tungkol sa kung ano ang kailangan mo o maiaalok.

I-edit, Proofread, Pagsubok: Tiyaking walang mga error at typo ang iyong mensahe. Magpadala ng pansubok na mensahe sa iyong sarili bago mo pindutin ang ipadala.

Panatilihin ang isang Record: Bcc ang iyong sarili sa mahalagang sulat at i-file ang bawat mensahe sa naaangkop na folder ng email para sa sanggunian sa hinaharap.

Mga Pinagmumulan ng Artikulo

  1. Mga Sage Journal. ' Ang Madilim na Side ng isang Smiley: Mga Epekto ng Nakangiting Emoticon sa Virtual First Impressions ,' Na-access noong Nob. 19, 2019

  2. Bureau of Internet Accessibility. ' Pinakamahusay na Mga Font na Gamitin para sa Internet Accessibility ,' Na-access noong Nob. 19, 2019.

  3. Unibersidad ng Pittsburgh. ' Gamit ang Blind Carbon Copy (BCC) na Feature sa Email ,' Na-access noong Nob. 19, 2019.